Scan by DOcart
Version 1.3 — Mai 2026 — Applicable aux Clients ayant souscrit via un Revendeur agréé DOCART
Les présentes Conditions Générales d'Utilisation (ci-après les « CGU ») ont pour objet de définir les conditions d'accès et d'utilisation de la solution « Scan by DOcart » (ci-après « la Solution » ou « l'Application ») mise à disposition via le site internet docart.ai, dans le cadre spécifique d'une souscription effectuée par l'intermédiaire d'un Revendeur agréé par DOCART (ci-après le « Revendeur »). Pour les Clients ayant souscrit directement auprès de DOCART, les CGU mode direct s'appliquent à la place des présentes.
Elles ont valeur de contrat (ci-après le « Contrat ») entre DOCART, société par actions simplifiée au capital de 475 000 €, dont le siège social est situé au 119 Avenue Louis Roche, 92230 Gennevilliers, immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro 948 122 171 (ci-après « DOCART »), et toute personne physique ou morale (ci-après « l'Utilisateur ») qui :
Un Utilisateur n'est pas automatiquement un Client, mais l'inverse est établi.
DOCART et ses Utilisateurs (qu'ils soient Clients ou non) sont collectivement ou individuellement désignés ci-après comme les « Parties » ou la « Partie ».
Tout Utilisateur reconnaît disposer de la capacité, de la compétence et des moyens nécessaires pour accéder à la Solution et l'utiliser. Il reconnaît également que les CGU ont été mises à sa disposition, qu'il en a pris connaissance et qu'il y adhère sans réserve.
Les termes commençant par une majuscule ont le sens défini ci-dessous :
Abonnement. Désigne la souscription à une offre payante par un Utilisateur, lui permettant de bénéficier de l'ensemble des fonctionnalités de la Solution correspondant à sa formule d'abonnement.
Application / Solution. Désigne l'ensemble des services et fonctionnalités mis à disposition et édités par DOCART sous le nom « Scan by DOcart », tels que décrits à l'article 3 des présentes.
Client. Désigne un Utilisateur de la Solution ayant souscrit un Abonnement.
Contrat. Désigne les règles régissant la relation contractuelle unissant tout Utilisateur à DOCART, dont les termes sont ceux des présentes CGU, et tout document auquel elles peuvent renvoyer (bon de commande, formulaire en ligne). En cas de contradiction, les présentes CGU prévalent.
Document / Contenu. Désigne tout document, fichier (PDF, Word, Excel, image, etc.) stocké, numérisé ou transmis par un Utilisateur via la Solution.
Revendeur. Désigne le partenaire commercial agréé par DOCART par lequel le Client a souscrit son Abonnement à la Solution.
Tenant. Désigne l'espace de travail dédié au Client sur la Solution, isolé des autres espaces, dans lequel ses Documents sont stockés et traités.
Utilisateur. Toute personne physique ou morale ayant souscrit un Abonnement ou disposant d'un accès à la Solution par invitation d'un Client.
Scan by DOcart est une solution SaaS (Software as a Service) de numérisation intelligente et de gestion documentaire. Elle permet au Client de bénéficier des fonctionnalités suivantes :
Le détail des fonctionnalités et de leurs évolutions est décrit sur le site docart.ai.
Dans le cadre du mode indirect, la Solution est administrée par le Revendeur. La console d'administration (gestion des comptes utilisateurs, paramétrage des automations, configuration des classeurs) est accessible exclusivement au technicien désigné du Revendeur. Les utilisateurs du Client n'ont pas accès à la console d'administration ; ils utilisent uniquement les fonctionnalités opérationnelles de la Solution.
Les présentes CGU sont opposables au Client (i) par signature d'un contrat de service conclu avec son Revendeur faisant expressément référence aux présentes et au DPA annexé, ou (ii) par toute autre acceptation expresse, en ce compris l'acceptation donnée par le Revendeur en qualité de mandataire du Client. Toute utilisation de la Solution par le Client ou ses préposés vaut, en toute hypothèse, acceptation des présentes CGU. Les présentes s'appliquent quel que soit le terminal utilisé (ordinateur, tablette, smartphone).
L'inscription et l'utilisation de la Solution nécessitent une pleine capacité juridique. Tout Utilisateur doit être âgé de 18 ans ou plus.
Chacune des Parties déclare et garantit posséder l'autorité et la capacité nécessaires à la conclusion des présentes.
Les informations fournies par le Client sur le formulaire d'inscription doivent être exactes, sincères et à jour. Le Client s'engage à informer DOCART de toute modification de ses informations. Il est seul responsable des conséquences de l'absence d'actualisation de ses informations.
Tout Client devra fournir, par l'intermédiaire de son Revendeur, les éléments usuels d'identification, notamment Kbis, adresse de facturation et adresse email. Le Revendeur transmet ces éléments à DOCART aux fins d'activation du compte Client.
Tout accès à la Solution est réalisé au moyen d'un identifiant et d'un mot de passe. Le Client est responsable de la conservation et de la confidentialité de ses identifiants.
Deux catégories d'accès coexistent dans le cadre du mode indirect : (i) un compte administrateur, attribué au technicien désigné du Revendeur, donnant accès à la console d'administration du Tenant du Client ; (ii) des comptes utilisateurs, attribués aux collaborateurs du Client, donnant accès aux fonctionnalités opérationnelles de la Solution (numérisation, consultation, traitement des Documents) selon les profils de droits configurés par le technicien Revendeur.
Tout accès à la Solution au moyen de l'identifiant et du mot de passe du Client est présumé comme émanant exclusivement de celui-ci ou de ses préposés. Le Client est responsable de tout préjudice causé par le partage de ses identifiants.
Le Client s'engage à informer DOCART dans les plus brefs délais de toute utilisation frauduleuse ou usurpation de ses accès. En aucun cas la responsabilité de DOCART ne pourrait être engagée en cas d'utilisation frauduleuse des identifiants.
DOCART s'engage à assurer la disponibilité et l'accessibilité de la Solution de manière permanente (7j/7, 24h/24), dans le cadre d'une obligation de moyens, avec un objectif de disponibilité de 99,5 %.
Toutefois, DOCART pourra interrompre l'accès à la Solution pour procéder à des opérations de maintenance. DOCART s'engage à informer les Utilisateurs à l'avance de toute interruption programmée, hors opérations de maintenance d'urgence et cas de force majeure.
DOCART ne saurait être tenue responsable des caractéristiques fonctionnelles et des performances techniques du navigateur et du réseau internet utilisés par l'Utilisateur.
Plusieurs formules d'abonnement sont proposées en fonction des options souhaitées, notamment la quantité de Documents traités, le nombre d'identifiants associés à un compte et le nombre d'automations configurées.
Le détail des formules d'abonnement ainsi que les prix en vigueur sont fournis exclusivement par le Revendeur, qui les commercialise librement au prix de son choix. DOCART n'est pas partie à la relation commerciale entre le Client et le Revendeur.
Tout Abonnement est conclu pour une durée initiale de 12, 36, 48 ou 63 mois auprès du Revendeur. À l'issue de cette durée initiale, l'Abonnement est tacitement reconduit par périodes successives de douze (12) mois, sauf dénonciation par le Client adressée au Revendeur avec un préavis de trois (3) mois avant l'échéance. La résiliation est effective à la fin de la période en cours.
Le règlement de l'Abonnement s'effectue exclusivement auprès du Revendeur, selon les modalités convenues entre le Client et le Revendeur. Aucun paiement direct n'a lieu entre le Client et DOCART. En cas de retard de paiement du Client auprès du Revendeur, le Revendeur en informe DOCART qui pourra suspendre l'accès à la Solution dans les conditions ci-dessous.
DOCART se réserve le droit de suspendre l'accès à la Solution du Client en cas de retard de paiement de plus de trente (30) jours. Au bout de soixante (60) jours de retard, le compte du Client pourra être supprimé, sans que celui-ci ne puisse prétendre à aucune compensation.
Tous les éléments de DOCART (logiciels, infrastructures, algorithmes d'intelligence artificielle, fonctionnalités, évolutions techniques, marques, logos, documentation) mis à la disposition d'un Utilisateur dans le cadre de l'utilisation de la Solution restent la propriété exclusive de DOCART ou des tiers lui ayant concédé le droit de les utiliser.
Sous réserve des dispositions légales d'ordre public en vigueur, l'Utilisateur n'est pas autorisé à décompiler les logiciels, codes et algorithmes utilisés dans le cadre de la Solution, notamment à des fins de rétro-ingénierie.
DOCART concède à l'Utilisateur le droit d'utiliser la Solution à titre non exclusif, uniquement dans le strict cadre de son utilisation, dans la limite des stipulations contractuelles applicables et pendant la durée de cette utilisation.
Le savoir-faire et les fruits de toute tâche d'intelligence artificielle que DOCART développe ou récolte du fait ou à l'occasion de la mise à disposition de la Solution demeurent la pleine et entière propriété de DOCART. Elle est seule habilitée à exploiter les droits, contenus et technologies en résultant, en particulier aux fins d'améliorer la pertinence et les performances de la Solution.
Le Client demeure seul responsable d'acquérir l'ensemble des autorisations et droits d'utilisation des Documents qu'il utilise et exploite dans le cadre de la Solution. Il garantit à DOCART que l'intégration de Documents sur la Solution ne contrevient à aucun droit de tiers, en particulier les droits de propriété intellectuelle.
Chaque Partie demeure propriétaire de ses signes distinctifs (marques, dénominations sociales, noms commerciaux, logos). La reproduction, l'apposition ou l'imitation de signes distinctifs appartenant à DOCART est strictement interdite sauf accord écrit préalable.
Les Documents stockés sur la Solution sont présumés être la propriété pleine et exclusive du Client qui les dépose. Le Client détient le choix de les stocker, les transmettre, les conserver ou les supprimer.
DOCART s'interdit de contrôler, accéder ou exploiter les Documents du Client, sauf dans les cas strictement prévus aux présentes (support technique, maintenance, traitement par l'intelligence artificielle). Dans le cadre du mode indirect, le technicien désigné du Revendeur dispose d'un accès aux Documents du Client via la console d'administration, pour les seuls besoins du support de niveau 1, du paramétrage et de l'administration du Tenant. Le Revendeur intervient à ce titre en qualité de sous-traitant ultérieur de DOCART au sens du RGPD, dans les conditions précisées à l'article 13.2.
Les Documents du Client sont stockés sur le Tenant dédié du Client, isolé des espaces des autres clients, pendant toute la durée du Contrat. Chaque Tenant est logiquement séparé et les données d'un Client ne sont jamais accessibles par un autre Client.
Le volume de stockage disponible dépend de la formule d'Abonnement souscrite. La limite de l'Abonnement est basée sur le nombre annuel de Documents traités.
DOCART n'est pas en charge de la continuité des activités du Client ni de la bonne réalisation de ses opérations de sauvegarde. Il appartient au Client d'effectuer régulièrement, et sous sa seule responsabilité, toutes opérations (sauvegarde, transfert vers solution tiers, export) nécessaires à la conservation de ses Documents, en particulier avant l'expiration de son Contrat.
DOCART intègre des technologies d'intelligence artificielle (ci-après « l'IA ») pour faciliter le classement, l'analyse et le traitement des Documents. L'IA permet notamment la découpe automatique, la classification, l'extraction de données et le renommage des Documents.
En matière d'intelligence artificielle, les engagements suivants s'appliquent :
En cas d'absence de reconnaissance ou de Documents incomplets, ceux-ci pourront être traités manuellement par des employés ou sous-traitants de DOCART afin de faciliter l'analyse, l'ensemble des collaborateurs et sous-traitants étant soumis à une clause d'absolue confidentialité.
L'Utilisateur reconnaît que l'IA fonctionne de manière probabiliste et que les résultats de classification et d'extraction peuvent comporter des erreurs. L'Utilisateur reste responsable de la vérification des résultats fournis par l'IA.
DOCART s'engage à apporter tous les soins et diligences nécessaires à la fourniture de services de qualité, conformément aux modalités prévues au Contrat. DOCART s'engage notamment à assurer la disponibilité et la sécurité de la Solution. DOCART est soumise à ce titre à une obligation de moyens.
DOCART permet une protection de la sécurité et de la confidentialité des Documents stockés ou traités via la Solution. DOCART déploiera toutes les mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour éviter l'accès, l'utilisation, la modification ou la divulgation non autorisée des Documents.
La responsabilité de DOCART ne pourra en aucun cas être engagée sur les fondements suivants :
En tout état de cause, la responsabilité totale de DOCART au titre du Contrat est plafonnée au montant des sommes effectivement versées par le Client au cours des douze (12) derniers mois précédant le fait générateur.
Le Client garantit la sécurité de ses éléments d'identification et s'engage à signaler à DOCART toute perte ou divulgation de ses accès dans les meilleurs délais.
Le Client et ses préposés sont seuls responsables de leur utilisation de la Solution, des Documents stockés ou transmis via la Solution. Ils s'engagent à ne pas stocker ou mettre à disposition de Document frauduleux, falsifié, illégal ou contraire à la réglementation en vigueur.
Le Client s'engage à ne pas faire usage de la Solution à des fins illicites ou détournées et à ne pas causer préjudice à un tiers ou à DOCART.
Le Client est responsable de la sauvegarde des Documents stockés et/ou transmis via la Solution.
L'Utilisateur doit signaler sans délai à DOCART toute erreur, irrégularité, dysfonctionnement qu'il constaterait lors de l'utilisation de la Solution.
DOCART peut à tout moment modifier la Solution, notamment ajouter, modifier ou supprimer des options ou fonctionnalités et faire évoluer ses performances. Les services associés à la Solution sont décrits sur le site docart.ai.
L'Utilisateur reconnaît être informé que certaines opérations de mise à jour ou d'évolution sont susceptibles d'entraîner la suppression automatique de certaines fonctionnalités de la Solution, ainsi que des opérations réalisées sur les Documents. Il lui appartient d'effectuer régulièrement les sauvegardes nécessaires.
Toute utilisation de la Solution ultérieure à une évolution vaut acceptation de celle-ci par l'Utilisateur.
Les informations confidentielles désignent : (i) pour DOCART, le code logiciel de la Solution ; (ii) pour le Client, ses données personnelles et les Documents stockés ou transmis via la Solution ; (iii) globalement, toute information divulguée et désignée comme confidentielle par la Partie qui l'émet ; (iv) les dispositions des présentes et tout document contractuel unissant une Partie à DOCART.
Les informations confidentielles n'incluent pas celles qui : (i) relèvent du domaine public ; (ii) étaient déjà connues par la Partie qui les reçoit ; (iii) ont été obtenues de tiers de manière légitime et sans obligation de secret.
Pendant toute la durée du Contrat et à son issue, les informations confidentielles seront utilisées uniquement aux fins prévues par les présentes.
DOCART met en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour assurer et faire respecter la confidentialité des Documents stockés et/ou transmis via la Solution, dans le cadre d'une obligation de moyens.
Seul le Client ou un Utilisateur invité par le Client peut accéder aux Documents. Le Client peut toutefois autoriser temporairement DOCART à accéder à ses Documents pour les besoins du support, de la maintenance ou du traitement par l'intelligence artificielle. Le technicien désigné du Revendeur dispose également d'un accès à la console d'administration du Tenant et, à ce titre, aux Documents qui y sont stockés. Les personnels du Revendeur intervenant à ce titre sont soumis à une obligation contractuelle de confidentialité au titre du contrat de partenariat conclu avec DOCART.
DOCART est attentive au respect du Règlement Général sur la Protection des Données personnelles (RGPD).
Les données personnelles du Client (nom, prénom, adresse email, adresse postale) font l'objet d'un traitement par DOCART en vue de fournir les services liés à la Solution. DOCART s'engage à :
DOCART ne conserve les données que le temps nécessaire aux finalités poursuivies, conformément aux prescriptions légales.
Conformément à la réglementation en vigueur, le Client dispose des droits suivants :
Le Client peut exercer ses droits en s'adressant à : contact@docart.ai.
Lorsque DOCART effectue des opérations de traitement et de stockage des Documents pour le compte du Client, DOCART agit en qualité de sous-traitant au sens du RGPD, le Client demeurant seul responsable du traitement des données personnelles contenues dans ses Documents.
Les conditions de ce traitement sont définies dans l'Accord de Traitement des Données (DPA) annexé aux présentes CGU. L'acceptation des présentes CGU par le Client emporte adhésion de plein droit au DPA, sans formalité additionnelle de signature. Le Revendeur est listé comme sous-traitant ultérieur autorisé en Annexe A du DPA, au titre des opérations d'administration et de support de niveau 1 ; le Client accepte expressément cette intervention.
En cette qualité, DOCART s'engage à :
La Solution est hébergée en France sur l'infrastructure Outscale (Dassault Systèmes), qualifiée SecNumCloud par l'ANSSI. Aucune donnée n'est transférée en dehors du territoire de l'Union européenne.
DOCART a recours notamment à la société Outscale de Dassault Systèmes pour l'hébergement de son infrastructure IaaS et à la société Opteamwork pour le développement et la maintenance applicative. La liste complète des sous-traitants ultérieurs est disponible dans le DPA.
Le Client dispose de la faculté de mettre fin à la reconduction tacite de son Abonnement en adressant sa demande à son Revendeur avec le préavis de trois (3) mois prévu à l'article 6.2. La résiliation est effective à la fin de la période d'abonnement en cours.
Toute somme payée au Revendeur au titre de la période en cours reste due et aucun remboursement pro rata temporis ne sera effectué. DOCART, qui n'est pas partie à la relation commerciale entre le Client et le Revendeur (article 6.3), n'intervient pas dans le règlement financier de la résiliation.
Le Client est invité à sauvegarder ses Documents avant toute résiliation. DOCART ne pourra en aucun cas être tenu responsable des pertes engendrées par la fin de l'accès à la Solution.
DOCART se réserve le droit d'interrompre de façon temporaire ou définitive tout ou partie de l'accès à la Solution dans les cas suivants :
Dans le cas spécifique d'une résiliation pour défaut de paiement, DOCART notifie au Client, par e-mail à l'adresse renseignée dans son compte, son intention de supprimer le compte. Le Client dispose alors d'un délai de dix (10) jours ouvrés à compter de cette notification pour récupérer ses Documents avant suppression effective.
En cas d'absence de connexion du Client à la Solution pendant vingt-quatre (24) mois consécutifs, DOCART pourra procéder à la suppression du compte, après notification adressée par e-mail au Client avec un préavis d'un (1) mois.
En cas de fin de relations contractuelles pour quelque cause que ce soit, le Client peut demander la restitution de ses Documents, laquelle sera effectuée par transfert sécurisé de fichiers dans un délai de trente (30) jours. Cette restitution pourra être facturée au temps passé. À défaut de demande de restitution dans les trente (30) jours suivant la cessation du Contrat, DOCART procédera à la suppression définitive des Documents.
En cas de cessation, pour quelque cause que ce soit, du contrat de partenariat conclu entre DOCART et le Revendeur, l'Abonnement du Client en cours se poursuit jusqu'à son terme contractuel ; le Revendeur demeure l'interlocuteur commercial unique du Client jusqu'à cette échéance.
En cas de manquement du Revendeur à ses obligations à l'égard de DOCART, et uniquement dans ce cas, DOCART se réserve le droit de reprendre la relation directe avec le Client afin d'assurer la continuité du service, sans formalité additionnelle. Les conditions financières applicables à compter de la reprise seront celles du tarif standard de DOCART en mode direct en vigueur à la date de cette reprise, communiquées au Client avec un préavis minimum de trente (30) jours.
L'usage de cookies non exclusivement techniques sur la Solution est soumis au consentement préalable de l'Utilisateur. Les finalités des éventuels cookies sont précisées sur la Solution et les cookies non techniques peuvent être librement refusés par l'Utilisateur.
En application de l'article R 55-4 du Code des Postes et des communications électroniques, DOCART procède à l'enregistrement et à l'horodatage des accès et tentatives d'accès à la Solution, ainsi que des opérations affectant les Documents ou leur organisation.
DOCART procède également à l'enregistrement des opérations de maintenance. Ces données de traçabilité sont conservées à des fins de preuve et de sécurité.
La responsabilité de DOCART sera entièrement dégagée si l'inexécution de ses obligations résulte d'un cas de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil.
Dans un premier temps, les cas de force majeure suspendent l'exécution du Contrat et les Parties se réunissent pour déterminer les modalités de poursuite de leurs relations.
Constituent notamment des cas de force majeure, sans que cette liste soit limitative : les catastrophes naturelles, incendies, le blocage des moyens de transport, les grèves, le blocage des télécommunications ou réseaux informatiques (panne électrique, virus informatique), les restrictions gouvernementales ou légales, les pandémies.
DOCART se réserve le droit de faire exécuter tout ou partie des prestations nécessaires au bon fonctionnement de la Solution par toute autre société de son choix en sous-traitance, ayant garanti sa conformité au RGPD.
La liste des sous-traitants ultérieurs est disponible dans le DPA annexé au présent Contrat.
Aucune des Parties n'est autorisée à céder le Contrat, même partiellement, sans accord préalable et écrit de l'autre Partie.
Les opérations de changement d'actionnariat, de fusion, absorption ou cession d'activité ne constituent pas des cessions au sens du présent article. Toutefois, si une telle opération est réalisée au bénéfice d'un concurrent direct de l'autre Partie, cette dernière pourra résilier le Contrat de plein droit et sans indemnité.
Le fait pour l'une des Parties de ne pas se prévaloir d'un manquement de l'autre Partie ne saurait être interprété comme une renonciation à l'obligation en cause.
Si une ou plusieurs stipulations des présentes CGU sont tenues pour non valides, les autres stipulations garderont toute leur force et portée.
DOCART pourra faire état du nom du Client pour la promotion de ses services, sauf opposition écrite du Client.
Toutes les notifications, pour être valides, devront avoir été effectuées à l'adresse de domiciliation des Parties par lettre recommandée avec accusé de réception (y compris électronique).
DOCART se réserve le droit de modifier les présentes CGU à tout moment, notamment pour des évolutions des services ou de changement de réglementation, et en informera le Client par tout moyen (email, notification dans la Solution). L'utilisation de la Solution après notification de la modification vaut consentement du Client aux nouvelles CGU.
Le Contrat est régi par la loi française.
En cas de difficulté ou de différend à l'occasion de l'interprétation, de l'exécution ou de la cessation des présentes, les Parties mettront en œuvre leurs meilleurs efforts pour résoudre le différend à l'amiable dans un délai de trente (30) jours.
À l'issue de ce délai et en cas d'échec de règlement amiable, le litige sera soumis aux tribunaux compétents de Nanterre.
